A l’occasion de l’arrêté Novelli du 19 mars 2010 relatif aux mesures de publicité des prix applicables dans certains secteurs professionnels, faisons le point de la question des honoraires des syndics de copropriété.
Deux textes réglementent cette question :
- l’arrêté du 2 décembre 1986
- l’arrêté du 19 mars 2010
Ces textes fixent un forfait de prestations que le syndic doit obligatoirement proposer dans son contrat annuel. Ce socle incompressible peut être complété par des prestations spéciales donnant lieu à honoraires.
QU’EST CE QUI EST COMPRIS DANS LE FORFAIT ANNUEL ?
Sont compris :
– les convocations et les documents joints
– la réunion du conseil syndical précédant l’assemblée
– la mise à disposition à tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et des justificatifs
– la tenue de l’assemblée
– l’établissement de la feuille de présence
– l’émargement
– la vérification des voix et des pouvoirs
– la tenue du registre des procès verbaux
– la rédaction du procès verbal si le syndic est secrétaire
– l’envoi et la notification du procès verbal
– l’affichage dans les parties communes du procès verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l’entretien de la copropriété et des travaux
– la présence du syndic ou de son représentant.
Rien n’oblige donc le syndic à tenir une assemblée en dehors des horaires d’ouverture des bureaux (le soir par exemple) ; et dans ce cas, une négociation peut se faire pour que cette possibilité figure au forfait.
- Les visites de la copropriété
Le syndic est tenu de proposer dans son forfait des visites régulières de la copropriété. Mais les modalités doivent être contractuellement convenues. Les copropriétaires doivent donc exiger que le nombre de visites et leur fréquence soient précisés dans le contrat.
- Le contrat d’assurance et la gestion des sinistres
Le syndic a l’obligation d’inclure dans son forfait la souscription des polices d’assurance au nom du syndicat et avec l’accord préalable de ce dernier.
Il doit également comprendre les déclarations de sinistres concernant les parties communes et les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes (le syndic ne peut pas prendre d’honoraires pour ouverture ou gestion de dossier de sinistre).
Il s’occupe enfin du règlement des indemnités aux bénéficiaires.
Dans le forfait du contrat de syndic est également obligatoirement compris tout ce qui concerne la gestion du personnel :
– recherche et entretien préalable (frais d’annonce non compris)
– paiement du salaire et accessoires
– tenue du livre des salaires et édition des bulletins de paie
– déclarations et paiements aux organismes fiscaux et sociaux
– attestations et déclarations obligatoires
– gestion des remplacements pendant les congés
– arrêts maladie et maternité
– mise en place du DUERSST (évaluation des risques professionnels des gardiens d’immeuble) et mise à jour
– calcul des intérêts légaux au profit du syndicat.
Le syndic ne peut pas demander d’honoraire pour le remplacement d’un salarié absent ou pour les frais du comptable chargé de faire les bulletins de salaire.
- Comptabilité générale de la copropriété
Le syndic doit proposer l’établissement du compte de gestion générale et des annexes du syndicat des copropriétaires, la présentation des comptes, l’établissement d’un budget prévisionnel et les comptes propriétaires.
Sont obligatoirement compris dans le forfait :
– l’établissement et la mise à jour de la liste des copropriétaires
– l’appel des provisions sur budget prévisionnel
– l’imputation des consommations individuelles de fluide ou d’énergie lorsque les compteurs sont déjà installés lors de la désignation du syndic (pas d’honoraire en plus pour relever ces compteurs)
– compte fournisseur
– vérification du paiement des factures
– remise au syndic successeur de l’état financier de la totalité des fonds, de l’état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat
– compte bancaire séparé ou compte du cabinet (au choix mais le syndic est autorisé à appliquer un tarif spécial pour le compte séparé).
- Les archives de la copropriété
Le syndic est tenu d’inclure dans son forfait la gestion de certaines archives de la copropriété.
Le texte parle « d’archives utiles » notamment :
– les plans
– le règlement de copropriété
– l’état de répartition des charges
– l’état de division
– les procès verbaux des assemblées générales
– les contrats de travail des préposés du syndicat
– les contrats d’assurance de l’immeuble et document nécessaire pour leur mise en oeuvre
– les documents et les décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus
– les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs ainsi que toute pièce administrative de moins de 2 ans.
La transmission des archives au syndic successeur doit être aussi comprise dans le forfait.
Certains syndics facturent les « archives dormantes », vous êtes en droit de le refuser.
CE QUI PEUT ÊTRE FACTURE EN SUPPLÉMENT ?
- Les honoraires en pourcentage des travaux
Ces honoraires ne peuvent pas être prévus dans le contrat de syndic.
Ils doivent être votés en assemblée en même temps que les travaux.
Attention le syndic ne peut pas prendre d’honoraires sur les travaux relevant de la gestion courante.
- Le recouvrement des charges
Les syndics peuvent facturer l’envoi de lettres de relances. En revanche les frais dits « nécessaires » au recouvrement des charges impayées sont supportés par le copropriétaire défaillant.
Les frais de tirage des documents de gestion courante ne sont pas compris dans le forfait.
Pour aller plus loin :
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